こんにちは！
業務の属人化を防ぐ方法はマニュアルを整備しツールやシステムを
活用することです。
そもそも属人化が起きない体制にしましょう。
属人化は管理者から見えにくい傾向があります。
他の人の声をよく聞き今どんな状況になっているかをつかみます。
属人化を防ぐことで業務が効率化され広く職場で知識が
共有されます。
属人化の原因は従業員が自分の地位を守りたいと思うことです。
専門的な業務で人的リソースが少ないことで
マニュアルが整備されません。
属人化が進むと業務効率が低下しサービスの品質が
安定されず改善されにくくなります。
特定の従業員がトラブルを抱え込み会社に悪影響を及ぼす
リスクも潜んでいます。
頼りになる先輩や有能な部下といった人の仕事が
他の人に分からない状態になっていないかを確認します。
知らず知らずのうちに属人化が進んでいることがあります。
業務が特定の人にしか分からない状態を防ぎましょう。
従業員のもつ情報や知見を組織で共有し有効活用します。
マニュアルを整備し検索できる仕組みが必要です。
いろいろな人が担当者になると更に業務の理解者が増えて
理想的です。
権限を分散させ交代要員となれるサブ担当者を1人決めるように
しましょう。
担当者の休暇中の担当者を決めて引き継ぐ仕組みを作ります。
自分の仕事を他の人に把握してもらう体制を作ります。
不正の抑止力にもなります。
それぞれの従業員が一定期間不在の状態を作ることで
業務の相互理解が進みます。
属人化による不正はある特定の業務の権限を一人で握ることで
起こります。
権限を分散させるためには職務分掌で責任の範囲をきちんと
定め一人で取引を完結出来ない仕組みを作ることです。
まずは1つずつマニュアル化することから始めましょう。
全ての業務をマニュアル化することが望ましいです。
マニュアルに寄り基本の手順やルールが定まるので
オリジナルルールが発生しにくくなります。
自分の地位を守りたい、やり方を守りたいと思う従業員が
そもそも生まれないようになります。
専門性が高い業務をマニュアル化することは難しいことです。
難しいからこそ実現すると共有するメンバー全員の
専門性が上がり、大きな業務向上となり得ます。
マニュアルがあれば新入社員もすぐ業務を行うことが出来ます。
短期間で的確に仕事を理解することが可能です。
改善点やより良いノウハウ、変更点があればマニュアルに
記載し、定期的に内容を見直していくと、誰かにだけ
ノウハウが偏っていく属人化が起きなくなります。
